El ausentismo laboral se refiere a la ausencia habitual en un lugar de trabajo por parte de un empleado que generalmente es no anunciada y no planeada. Prácticas como el registro fraudulento de la asistencia o la falsificación de firmas hacen que sea difícil notar el ausentismo si no se dispone de una tecnología biométrica, por lo que algunas empresas pueden no darse cuenta del ausentismo como un problema antes de que sea demasiado tarde, es decir, cuando ya notan la pérdida de tiempo y dinero. Es importante comprender que el ausentismo se puede resolver efectivamente con estrategias cuidadosamente diseñadas y usando las soluciones adecuadas como SACA. Más adelante discutiremos estas estrategias, así que asegúrate de seguir leyendo hasta el final.
¿Cuál es el costo del ausentismo laboral?
El ausentismo crea costos directos e indirectos. Según el Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) de los Estados Unidos, las pérdidas en la productividad relacionadas con el ausentismo cuestan en promedio un mínimo de 1.685 dólares por empleado a nivel global.
Costos directos
Los costos directos se relacionan con las pérdidas que las empresas incurren en términos de productividad perdida debido a la ausencia de un empleado en un día determinado. Los costos directos también pueden incluir la contratación de alguien para reemplazar temporalmente a un empleado para cubrir su ausencia o por el manejo de horas extras no contempladas y tiempos libres pagados.
Cuando estas ausencias no se notan, el empleador se queda pagando salarios por un tiempo de trabajo que no se ha hecho, lo que resulta en malas políticas de administración de asistencia que genera pérdidas a corto, mediano y largo plazo.
Costos indirectos
Los costos indirectos son aquellos relacionados con la productividad general de un negocio en un determinado periodo. Por ejemplo, si un trabajador en particular tiene un ausentismo crónico, los otros trabajadores se ven obligados a hacerse cargo de sus deberes, lo que disminuye la productividad de esos trabajadores.
Los costos indirectos tienen un gran impacto en la empresa y su fuerza laboral, lo que afecta las ganancias generales. Los efectos pueden llevar a retrasos en los horarios de trabajo, no cumplimiento de los plazos y proyectos planificados rezagados con respecto a sus objetivos y pérdida de nuevos negocios o prospectos.
Cómo reducir el ausentismo laboral
1. Establecer políticas de asistencia claras
Cuando se trata de administrar la asistencia de los empleados, incluso las cosas pequeñas que parecen redundantes comienzan a sumar. Las ausencias inesperadas o los turnos perdidos de los empleados individuales pueden tener implicaciones adversas para el resultado final de su empresa. Por esta razón, es importante introducir políticas de asistencia claras dentro de una organización.
Una política de asistencia de los empleados, por definición, es un conjunto de reglas diseñadas para mejorar la productividad y reducir el ausentismo estableciendo expectativas claras y consistentes.
Para las pequeñas empresas, la mayoría de las cuales no tienen departamento de RR. HH., implementar una política de asistencia puede parecer demasiado formal. Pero a medida que el negocio comience a escalar y se contrate a más trabajadores, es esencial establecer una política de asistencia de los empleados. Esto lo protegerá a usted como empleador y ayudará a evitar problemas con las relaciones laborales.
2. Analice si existe algún patrón común: Tenga evidencia de alguna causa mayor que explique el ausentismo laboral
Si muchos empleados faltan al trabajo frecuentemente es importante reunir evidencia sobre la causa raíz para determinar cómo manejar la ausencia. Algunas de las causas mayores más comunes de ausencia que los emplados no suelen manifestar de forma diecta incluyen:
Acoso: los empleados que son acosados o intimidados a menudo por sus jefes o compañeros de trabajo tienden a faltar al trabajo para evitar lidiar con tales situaciones.
Estrés y crisis emocionales: cargas de trabajo pesadas, problemas personales, crisis matrimoniales, condiciones laborales estresantes y sentimientos de falta de apreciación en el trabajo y/o en la vida personal podrían hacer que los empleados no vayan a trabajar.
Enfermedad y desvinculación: Las citas médicas son la razón más común para que la mayoría de los empleados falte al trabajo. La enfermedad es totalmente inevitable, afectando a un número de empleados tanto de tiempo completo como de medio tiempo. La desvinculación ocurre cuando algunos empleados no están comprometidos con sus trabajos y son más propensos a ausentarse del trabajo debido a la falta de motivación para ir.
Una buena idea es configurar un sistema de Control de Asistencia biométrico para mantener registros precisos de asistencia de los empleados. Un sistema de asistencia biométrico sólido como SACA le permitirá diagnosticar y abordar los problemas de asistencia de los empleados basados en evidencia tangible de su ausencia.
3. Aborde las causas de la ausencia inmediatamente
El ausentismo laboral se vuelve muy difícil de abordar cuando se convierte en un comportamiento o hábito aceptado por la mayoría su fuerza laboral. Abordar el problema antes de que comiencen a acumularse los costos es una empresa que debe realizarse antes que sea tarde. Si ya existe el patrón, la tecnología biométrica es una aliada indispensable para disuadir el ausentismo.
El primer paso es hacer cumplir la política de asistencia de los empleados de manera consistente para garantizar que el patrón ya desarrollado de ausencia sea erradicado y se tomen acciones. Es importante aprender y diseñar nuevas y efectivas formas de manejar la ausencia de los empleados para solucionar el problema por completo.
Ningún hábito puede desaparecer de la noche a la mañana, sin embargo, manejar proactivamente estas situaciones siempre tendrá un impacto positivo en la productividad. Las ausencias siempre ocurrirán, pero cuando un empleado no llegue a su turno o lleve una llamada enferma, asegúrese de abordar la situación directa e inmediatamente. Tener la evidencia de los reportes biométricos a mano es indispensable para esta labor.
4. Diagnosticar el problema subyacente
Si comienzas a notar un patrón de ausencias habituales del trabajo de un empleado, debes llamarlo. Habla directamente con él o ella preguntando por qué tienen ausencias en ciertos días laborales, utilizando la documentación generada por el equipo biométrico y el Sistema SACA como evidencia para señalar las fechas y horas específicas para ver cómo responden.
También pueden influir factores externos al trabajo para que el empleado tenga excesivas ausencias. Estas situaciones pueden no ser causadas intencionalmente por los empleados, sino que simplemente sean un inconveniente en su vida personal que incluso podemos ayudar a resolver. Si el empleado tiene razones válidas para sus ausencias y su rendimiento es primordial, deberían encontrar una forma de corregir el problema juntos por medio de la negociación y la conversación franca y abierta.
5. Trata a todos por igual, con equidad y justicia. Sin favoritismos.
Es fundamental garantizar que haya un cumplimiento estricto de la política de asistencia de los empleados de una manera no discriminatoria y consistente. Al establecer las reglas asegúrate de que se apliquen a todos los empleados y de que no hagas excepciones para algunos empleados favoritos, a menos que sus puestos de trabajo o actividades diares exigan la flexibilidad en el marcaje (Ej: Vendedores que deban salir a la calle, repartidores, teletrabajadores, visitadores, etc.)
Con el tiempo, el favoritismo podría tener consecuencias nocivas. Cuando los empleadores juegan a sus favoritos, crean un ambiente incómodo y tóxico de trabajo y la inasistencia puede pasar inadvertida y aumentar con el tiempo. Si los empleados sienten que no se les trata igualmente, pueden desanimarse para aportar al máximo en el trabajo, lo que resulta en una disminución de la productividad.
6. Premiar y reconocer la buena conducta
Los premios y el reconocimiento regular por la asistencia positiva de los empleados y el mejor desempeño marcan una gran diferencia para elevar los ánimos. Se puede hacer a costos aparentemente bajos y sin embargo tener el mayor impacto en tus estrategias comerciales. Aunque la principal atención debe permanecer en los empleados con calificaciones de rendimiento deficiente, no pierdas de vista a los grandes empleados que ya tienes. Elige una forma adecuada para agradecer y recompensar la buena asistencia de los empleados de forma regular.
Es importante asegurarse de que los empleados no sientan que deben ser pagados por su buen trabajo, sino mostrarles que respetas y aprecias su asistencia perfecta. Las recompensas monetarias podrían incluirse en la política de asistencia del empleado enfatizando la recompensa por asistencia durante un número específico de días.
Con muchas políticas de asistencia centrándose fuertemente en el lado de la sanción, hacer un mayor énfasis en la recompensa por la asistencia positiva podría aumentar la productividad.
Resumen
La ausencia laboral cuesta grandes sumas de dinero cada año a empresas de todos los tamaños y sectores a través de la pérdida de productividad, el pago de tiempo no trabajado y la mala calidad de los bienes y servicios. Si bien no es posible resolver todos los escenarios de asistencia, asegúrate de establecer nuevas expectativas para tu fuerza laboral y una estrategia para la inasistencia del empleado a medida que avanzas. utilizando la tecnología biométrica y un Sistema de Control de Asistencia como SACA
Los días de trabajo perdidos siempre tendrán un profundo efecto financiero en la línea de fondo de un negocio; por lo tanto, es beneficioso para el negocio y para los trabajadores implementar políticas para responder, monitorear y reducir la inasistencia injustificada.