La mayoría de las empresas tienen políticas teóricas muy claras para prevenir y penalizar el robo de tiempo de los empleados en el lugar de trabajo. Sin embargo, la mayoría de las PYMES en la práctica no pueden asegurarse contra el más nebuloso y común fraude por parte de algunos empleados, que es el robo de tiempo. En términos simples, el robo de tiempo es cuando un empleado recibe un pago por un período de tiempo que no trabajó. Como alguien a quien se le encarga administrar una fuerza laboral, es posible que descubra que algunos de sus empleados se están desempeñando en el tipo más común de robo de tiempo, que se denomina Buddy-punching (que quizás podemos traducir como "puño de amigo")
¿Qué es el puño de amigo o Buddy-punching?
El Buddy Punching es una práctica fraudulenta en la que el empleado toma el turno de otra persona. Implica que un empleado puede usar la identificación de inicio de sesión de otro para marcar sus entradas y salidas de forma automática y sin la supervisión de un empleador. Esta práctica permite a los empleados evadir los controles de la empresa para registrar su asistencia.
Por ejemplo, supongamos que Pedro ya va tarde para el trabajo y no llegará a tiempo, así que le envía un mensaje de texto a su compañera María pidiéndole que firme por él o anote que llegó puntual. Alternativamente, es posible que Pedro salga temprano del trabajo porque tiene diligencias que hacer y le pide a otro compañero de trabajo que lo anote al final de su turno. Este tipo de robo de tiempo involucra un cierto grado de solidaridad implícita entre los empleados, de ahí el nombre de puño de amigo. Aunque no es una práctica ética, está muy normalizada.
Es posible que algunos empleados no se den cuenta del daño que están haciendo participando en una actividad que se siente como "ayudar a un amigo". Por eso tienes que establecer políticas claras y concientizar al personal que esta forma de "ayudar a un amigo" en realidad es un acto de fraude de hoja de asistencia. Desafortunadamente, no existe ninguna solución 100% infalible para controlar completamente el puño de amigo. Como dice el viejo refrán, las reglas están hechas para romperse y la tecnología solo puede aminorar parcialmente cualquier intento de puño de amigo. Aun así, con varias medidas apiladas unas sobre otras, es posible reducir este tipo de fraude de hoja de asistencia al mínimo y discutiremos estas medidas más adelante.
¿Cuánto cuesta el puño de amigo a las empresas?
El robo de tiempo puede parecer efímero pero en realidad es muy caro. Es difícil establecer una cifra exacta en dólares, pero algunas investigaciones muestran que a nivel mundial un promedio del trabajador roba aproximadamente 4 horas cada semana, lo que, sumado, equivale a casi seis semanas anuales y cuesta a las empresas más de 400 billones solo en los EE. UU., donde se han realizado dichos estudios. Si tienes una gran fuerza laboral con muchos empleados que participan en el buddy-punching, los costos implicados pueden sumarse rápidamente.
¿Por qué ocurre el puño de amigo?
Antes de buscar soluciones para detener el puño de amigo, es esencial entender primero las principales causas que lo originan y auto-analizarnos como jefes y gerentes antes de tomar un enfoque o actitud represiva que no sólo es inefectiva sino también contra-producente. A continuación se muestran algunos de los escenarios más comunes:
1. Baja moral de los empleados
Las reglas estrictas y los gerentes inflexibles pueden inculcar un resentimiento en los empleados y hacerles sentir indiferencia hacia la organización para la que están trabajando. Este sentimiento negativo puede servir como justificación interna para motivar un comportamiento injusto con respecto a la empresa para la que están trabajando.
2. Miedo a ser despedido
Los empleados pueden tener un sentido de solidaridad hacia sus colegas que tienen igual estatus en el lugar de trabajo. Esto, junto con la indiferencia hacia el empleador, proporciona un estímulo para el puño de amigo o Buddy-punching. Si el beneficio de practicar el Buddy-punching supera cualquier riesgo de ser descubierto y castigado por ello, muchos empleados a menudo correrán ese riesgo para evitar sanciones
3. Descontento salarial
Si un empleado siente que está siendo mal pagado o si siente que el empleador les debe compensación por el trabajo extra que han hecho, pueden sentir que pinchar a un amigo no es gran cosa. Esto no justifica una conducta no-ética pero debemos evaluar cada caso y determinar si existe un descontento salarial generalizado en la organización
4. Inconscientes de la gravedad de sus acciones y/o consecuencias
Si bien la mayoría de las empresas actualmente tienen políticas relacionadas con la hora de entrar y salir, muchas de estas políticas pueden no abordar específicamente el Buddy-punching. En muchos casos, los empleados pueden no entender completamente la gravedad del Buddy-punching o puño de amigo simplemente porque las reglas que rigen el robo de tiempo no son suficientemente claras.
5. Como medio de represalia
Un empleado descontento puede cometer o participar intencionalmente en el robo de tiempo como una forma de obtener venganza contra su organización por algún trato indebido, sea real o supuesto. Una vez más, es importante diagnosticar lo que exactamente está causando que sus empleados se sientan resentidos (si es este el caso). Si encuentra problemas estructurales dentro de su organización que estén causando que sus subordinados actúen negligentemente, asegúrese de comenzar a abordarlos, y para ello puede hacer uso de las tecnologías disponibles
Cómo prevenir el puño de amigo
1. Crear una política de tiempo efectiva
Como se mencionó anteriormente, el puño de amigo puede ocurrir simplemente porque los empleados no entienden la gravedad de esta acción. Por lo tanto, es crucial tener una política de asistencia sólida que mantenga a los empleados en la misma página, y es crucial explicar claramente las consecuencias y siempre pedirles que firman un reconocimiento de que han revisado y entendido la política.
Las políticas de horario deben tener reglas sobre hasta qué punto tarde o temprano un trabajador puede entrar o salir sin la aprobación del gerente y deben incluir las medidas disciplinarias incurridas debido al punto de acompañante. Explique que cualquier caso de robo de tiempo será tratado con tolerencia cero y si se produce un caso de buddy-punching la empresa tiene derecho a seguir con la acción disciplinaria sin dudarlo.
2. Tomar acción disciplinaria
Las medidas solo son útiles si se cumplen. Para asegurarse de que se cumplan las reglas, debe ser firme al introducir sanciones cuando haga falta, sin favoritismos ni injusticias en contra de ningún trabajador. Debe haber justicia y prácticas justas y claras para todos los actores involucrados
3. Haz que la tecnología trabaje a tu favor
Un Sistema de Control de Asistencia como SACA® utiliza la tecnología biométrica y hace uso de las huellas dactilares u otras características morfológicas únicas para rastrear la hora de entrada y salida de los empleados. Como la asistencia biométrica utiliza datos físicos que son únicos, es virtualmente imposible engañar este método de registro y puede eliminar el "buddy punching" por completo. Es una forma casi infalible de evitar que sus empleados abusen de su sistema de administración del tiempo.
El Sistema de Administración y Control de Asistencia SACA® es un software especializado en el Control Automatizado de Asistencia de sus trabajadores locales, a través de marcaciones que permiten diversos tipos de verificación biométrica: Huellas dactilares, reconocimiento facial, tarjetas de proximidad, contraseña o verificación manual. Puede ser integrada al sistema de ProfitPlus Nómina
En un entorno de trabajo remoto e híbrido, hemos sumado la tecnología Cloud por medio de SACAMóvil®, que le permite llevar la tranquilidad de SACA® a dondequiera que esté. Con esta aplicación web ajustable a cualquier dispositivo (tabletas, celulares y notebooks) podrá incorporar a sus trabajadores remotos, delegar estratégicamente a los supervisores de su confianza para el monitoreo y podrá monitorear en tiempo real la situación real correspondiente a la asistencia de sus trabajadores cuándo quiera, cómo quiera, dónde quiera gracias a la combinación de la tecnología biométrica con la tecnología Cloud.
Crear una cultura empresarial positiva
Tener una sana cultura empresarial es una forma eficaz de cultivar la moral de los empleados en el lugar de trabajo. Un empleado satisfecho y leal que esté bien familiarizado con las políticas que rigen el robo de tiempo será menos propenso a marcar por un compañero o a participar en otros comportamientos fraudulentos. Aquí hay algunas formas en que puedes facilitar una cultura positiva:
Promover un entorno de trabajo saludable y un equilibrio entre la vida laboral y personal.
Establecer objetivos claros para cada departamento y para la empresa en general.
No ser excesivamente exigente al supervisar a los empleados (es decir, no hay prácticas de "micro-managing").
Compensar y celebrar adecuadamente el desempeño de los empleados a todos los niveles.
Promover una comunicación honesta y abierta entre el personal y los gerentes.
Pagar siempre a los empleados a tiempo su salario justo.